Vorwärts mit digitalen Kreditorenprozessen
Seit 1918 dreht sich bei der Auto AG Group alles um den Transport von Menschen und Gütern im privaten und öffentlichen Verkehr. Ihr Firmen- motto lautet: «Wir bringen Sie vorwärts!» und diesen Leitsatz setzen sie auch intern um. Die ELO ECM Suite war bereits im Einsatz. Nun galt es den Kreditorenprozess zu automatisieren sowie die Werkstattaufträge mit einem digitalen Prozess zu optimieren.
Die Auto AG Group ist ein Dienstleistungscenter in den Bereichen Nutzfahrzeuge, Fahrzeugbau sowie im privaten und öffentlichen Verkehr. Mit den Tochterfirmen Auto AG Truck, GESER Fahrzeugbau AG, Auto AG Rothenburg, Auto AG Bus, Auto AG Immobilien und Auto AG Management, erbringen 470 Mitarbeitende täglich hochstehende Dienstleistungen in der gesamten Schweiz. Die Auto AG Group gehört zu den führenden Unternehmen in dieser Branche. Seit 100 Jahren hat die Auto AG Group den Anspruch, dass ihre Fahrgäste fahrplanmässig, sicher und komfortabel ans Ziel kommen.
Immer eine Nasenlänge voraus
Als innovative Firma geht die Auto AG Group stets mit der Zeit und passt sich dementsprechend an. Folglich ist es nur logisch, dass sie einer der ersten waren, die Hybridbusse in Betrieb nahmen. Damit die Auto AG Group auch in Sachen Digitalisierung vorne mitspielt, hat man sich im Jahr 2006 auf die Suche nach einer digitalen Lösung für die Archivierung sämtlicher Unterlagen gemacht. Mit der ELO ECM Suite hat sie dann die perfekte Applikation gefunden. Aufgrund der stetig wachsenden Anzahl eingehender Rechnungen kam im Jahr 2019 der Wunsch nach einer digitalen Rechnungseingangslösung auf. Die Rechnungen wurden bis dato manuell im gesamten Unternehmen zur Unterschrift vorgelegt. Dies wäre gerade in der Pandemiezeit eine Herausforderung geworden. Eine Optimierung wurde dringend notwendig. Zudem sollten die Werkstattaufträge digitalisiert werden, um damit die Effizienz zu steigern und den Prozess zu vereinfachen.
„Die Reaktionszeiten unseres Lieferanten, Abächerli Solutions waren immer sehr schnell. Der Automatisierungsgrad ist nun sehr hoch und die Dokumente sind transparent und sicher digital abgelegt. “
Philipp von Ah
Leiter Rechnungswesen Auto AG Group
Gemeinsam zum Ziel mit ELO Digital Office und Abächerli Solutions
Mit der Neugestaltung des Rechnungseingangsprozesses wurde der erfah- rene ELO Business Partner Abächerli Solutions GmbH beauftragt. Auf Basis der ELO ECM Suite und mit Hilfe der Business Solution ELO Invoice sowie dem intelligenten Klassifizierungsmodul ELO DocXtractor wurde in kürzester Zeit das Rechnungseingangsbuch komplett digitalisiert. Die hervorragende Zusammenarbeit zwischen Auto AG Group und Abächerli Solutions GmbH war ein wichtiger Schlüssel zum Gesamterfolg des Projekts.
Zielvorgabe: turboschnelle Umsetzung
Die grösste Herausforderung war für beide Seiten der zeitliche Aspekt der Umsetzung. Die Auto AG Group wollte möglichst schnell mit dem digitalen Kreditorenprozess arbeiten. Das Projekt startete im Sommer 2019, kurz nach dem ersten Kennenlernen. Der gegenseitige Respekt und der offene Umgang ermöglichten ein schnelles Vorgehen mit baldigen Resultaten. Die Lösung war im Oktober 2019 bereits fertiggestellt. Nach einer intensiven Testphase konnte die Lösung im darauffolgenden Jahr in Betrieb genommen werden. Gerade rechtzeitig, um für die zweite Pandemiewelle gewappnet zu sein.
Achtung, fertig, … ELO Invoice
Das Volumen von rund 150 Rechnungen pro Tag wäre ohne die Lösung von ELO unmöglich zu verarbeiten gewesen, vor allem im Homeoffice. Eingehende Rechnungen werden nun bereits im Posteingang digitalisiert oder treffen digital per Mail ein und werden mit ELO XC automatisiert importiert. Mit Hilfe des intelligenten Klassifizierungsmoduls ELO DocXtractor werden die Dokumente
www.elo.com
automatisch zur formellen Kontrolle in den Verifier gestellt. Der ELO DocXtractor wendet dabei maschinelles Lernen an und kommuniziert direkt mit dem ERP-System. Die formelle Kontrolle wird durch die Finanzbuchhaltung vollzogen und anschliessend dem Visumsprozess übergeben. Mit dem Einsatz von Bestellreferenzen konnte dieser Arbeitsschritt erheblich automatisiert werden. Ca. 75 Kostenstellenverantwortliche und Vorgesetzte an den verschiedenen Standorten der Auto AG Group prüfen die eigehenden Rechnungen via persönlichem ELO Web Client. Die Rechnungen können ganz einfach per Mausklick bestätigt und zur Schlusskontrolle an die Finanzabteilung übergeben werden. Danach werden die Rechnungen über eine Schnittstelle zur Finanz- und Buchhaltungslösung Tosca zur Verbuchung und Bezahlung übergeben. Ein grosser Vorteil ist, dass sämtliche durch den ELO DocXtractor ausgelesenen Daten sowie die Buchungsinformationen automatisiert an Tosca übergeben werden. Mühsames Verbuchen im System entfällt somit. Das Zusammenspiel der Systeme sorgt also für zahlreiche weitere positive Effekte: Bestehende Ressourcen werden noch effizienter genutzt und der Prozessablauf in der Rechnungsverarbeitung weiter verschlankt. Ein grosser Vorteil ist, dass sämtliche Dokumente jederzeit schnell auffindbar sind, der Status sichtbar ist und welcher Mit- arbeiter das Dokument aktuell bearbeitet.
Automatisierung der Werkstattaufträge
Im Laufe der Implementierung von ELO Invoice kam der Wunsch auf, die Werkstattaufträge ebenfalls zu digita- lisieren und damit auch diesen Prozess zu vereinfachen. Abgeleitet aus den Erkenntnissen des laufenden Projekts wurde sofort mit der Umsetzung für die digitalen Werkstattaufträge gestartet. Die Entwicklung dieser Lösung wurde schnell realisiert. Jedoch bedurfte es einer vorgängigen Analyse und genauer Eruierung bezüglich der Daten aus dem ERP-System „Automaster“. Diese Vorbereitungen haben sich gelohnt, denn die Realisation ging sehr schnell. Nach ein paar Wochen intensivem Testen und Feinjustierung, konnte die Lösung flächendeckend in sämtlichen Niederlassungen der Auto AG Truck in der ganzen Schweiz ausgerollt werden.
Auftragsbearbeitung leicht gemacht
Bei der Eröffnung eines Werkstattauftrags wird dieser mit einem Barcode versehen. Ist der Auftrag abgeschlossen, wird er ganz einfach gescannt. Der Barcode übermittelt ELO die nötigen Informationen und ein digitales Dossier wird von selbst erstellt. Die notwendigen Metadaten holt sich ELO über die universale Schnittstelle bei „Automaster“. Anschliessend wird automatisch ein Workflow gestartet. Im Rahmen dieses digitalen Werkstattauftrages können die Aufträge bequem abgerechnet werden. Egal ob interne, externe Verrechnungen oder Garantiefälle, es gibt dafür verschiedene Aufgabenbereiche, die mit diesem Prozess gesteuert werden können. Sämtliche Sachbearbeiter haben individuelle ELO Kacheln eingerichtet, damit sie jederzeit wissen, in welchem Status sich ein Auftrag ge- rade befindet. Dies führt zur Transparenz und einem übersichtlichen Ablauf.
Digitale Lösungen sorgen für mehr Effizienz
Die beiden Lösungen bestechen durch ihre absolute Effizienz. Die Leistungssteigerung in beiden Bereichen ist durch die neuen digitalen Prozesse enorm. Falls einmal etwas nicht korrekt läuft, kann dank der ELO Bordmittel auch jederzeit nachvollzogen werden, wer an welchen Prozessen oder Dokumenten gearbeitet hat und auch wann. Dies ist vor allem deshalb sehr nützlich, weil dadurch die Prozesse im Austausch besprochen und Schritt für Schritt verbessert werden können. Ein weiterer Vorteil ist die ortsunabhängige Bearbeitung der Dokumente. So können die Dokumente lokal vor Ort, in der zentralen Garantieabteilung oder im Homeoffice verarbeitet werden.
Mit digitalen Prozessen zum nächsten Meilenstein
Die Auto AG Group hatte ihren Rechnungseingangsprozess dank der digitalen Lösung von ELO in kürzester Zeit vollständig digitalisiert. Der Nutzen und die Effizienzsteigerung sind gigantisch. Mit den neuen Applikationen, der Business Solution ELO Invoice sowie dem ELO DocXtractor, waren die Mitarbeiter der Auto AG Group sehr schnell vertraut. Einzig die Arbeit im Verifier war im ersten Moment gewöhnungsbedürftig, doch es hat sich schnell bezahlt gemacht. Auch der digitale Werkstattauftrag erfüllt die Erwartungen vollumfänglich.
Der Automatisierungsgrad ist sehr hoch und die Aufträge sind transparent und sicher abgelegt. Der Aufwand für die Funktionskontrollen war zwar nicht unwesentlich und viele Details mussten getestet oder angepasst werden – letzten Endes haben sich diese individuellen Konfigurationen aber bezahlt gemacht und die Auto AG Group ist heute rundum zufrieden und glücklich, dass sie sich entschieden hat die Prozesse zu digitalisieren.