Hohe Kundenzufriedenheit und effiziente Rechnungsstellung
Die Auto-Interleasing AG, mit Hauptsitz in Muttenz und zwei Filialen in Urdorf und Nyon, ist auf das Fahrzeugmanagement von Unternehmen spezialisiert. Dabei deckt der Familienbetrieb den ganzen Bereich ab: von der Beratung über Unterstützung bei Neuanschaffungen bis Ver-sicherung- und Schadenmanagement. ELO wurde bereits von einem deutschen Unternehmen implementiert, inzwischen wurde aber ein Update nötig. Die Auto-Interleasing AG wollte dies mit einem lokalen Partner realisieren und dabei auch gleichzeitig bestehende Abläufe optimieren.
Dienstleistungen auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt, bilden die Basis für langjährigen Unternehmenserfolg. Die Auto-Interleasing AG blickt auf eine 70-jährige Firmengeschichte zurück. Flexible Finanzierungsmodelle, abgestimmt auf die jeweiligen Kundenbedürfnisse, klimafreundliches Business Carsharing und Vermarktung der Occasions-Fahrzeugen nach Ablauf des Leasingvertrags zeichnen die vielfältigen Dienstleistungen aus – ein rundes Paket. Inzwischen beschäftigt der Muttenzer KMU-Betrieb 50 Mitarbeitende.
Herausforderung: Systemupdate unter Zeitdruck
Eine Kölner Firma installierte ELOprofessional bereits 2011 bei der Auto-Interleasing AG. In der Folge erfuhren zahlreiche Abläufe eine Effizienzsteigerung. Der Support durch den deutschen Software-Partner war wegen der Distanz jedoch erschwert. Die Auto-Interleasing AG entwickelte mit der Zeit eigene Lösungen, um die verschiedenen Parameter aus den Rechnungspositionen zu erfassen. Für die ELO Applikationen gab es keine Updates. Die Migration auf aktuelle und standardisierte ELO Produkte war deshalb komplex. Das Projekt war auch deshalb eine Herausforderung, weil der Terminplan eng gesteckt war. Innerhalb von nicht mehr als vier Monaten setzte Abächerli Solutions GmbH aus Rotkreuz das Projekt um.
Dank ELO ist der Job für unsere Mitarbeitenden interessanter geworden.
Philipp Spaniol
Leiter IT Applications
Auto-Interleasing AG
Die Lösung
Um gute Softwarelösungen für einen Betrieb zu entwickeln, bedarf es einer Zusammenarbeit über diverse Abteilungen. Verschiedene
Bedürfnisse und Wünsche lassen sich gut in Form von Workshops erfassen. Sie fördern ebenfalls den Dialog unter Mitarbeitenden verschiedener Funktionen und tragen zur Akzeptanz und Zufriedenheit bei neuen Software-Umgebungen bei. Bei der Auto-Interleasing AG stand einerseits der Wunsch im Raum, Prozesse noch effizienter zu gestalten und andererseits, auf eine professionelle Rechnungsstellungssoftware umzusteigen.
Bis anhin wurde für die Rechnungsstellung eine eigens entwickelte Lösung genutzt. Neu sollte dafür ELO Business Solution Invoice eingesetzt werden. Damit es zu keinem unnötigen Datenverlust oder Unterbrüchen im Tagesgeschäft kommt, lohnt es sich zunächst, neben dem produktiven System mit einem Testsystem zu arbeiten. Das sorgt am Anfang für einen Mehraufwand, ist aber eine Investition in die Zukunft, zum Beispiel bei weiteren Software-Updates oder Datenmigrationen. Weiter ermöglicht es neue Abläufe zu testen – vor allem bei komplexen Prozessen, bei denen mehrere Fachbereiche betroffen sind, lassen sich Varianten ausprobieren, ohne das Tagesgeschäft zu tangieren. Abächerli Solutions führte zunächst das Update auf ELOprofessional 11 durch und ersetzte gleichzeitig den Windows Client durch einen Java Client. Die inhouse entwickelte Rechnungsstellungssoftware wurde durch ELO Business Invoice ersetzt. Danach konnte das System weiter optimiert werden.
Fazit: Schnelle und fehlerfreie Rechnungsverarbeitung
Dank der Installation der ELO Business Solution Invoice wurde die Rechnungsstellung noch effizienter. Jährlich verarbeitet die Auto-Interleasing AG über 100‘000 Rechnungen; da summiert sich jede noch so kleine Produktivitätssteigerung zu deutlichen Zeitersparnissen. „Unsere Mitarbeitenden haben sich schnell mit ELO angefreundet und sind begeistert von der hohen Effizienz. So müssen Rechnungen jetzt nicht mehr mühsam abgetippt werden, sondern können automatisiert verarbeitet werden. Dies verschnellert den Prozess und verringert die Fehlerrate“, erläutert der Projektverantwortliche Philipp Spaniol von der Auto-Interleasing AG.
Auch Massenausgangsrechnungen laufen heute automatisiert ab, ermöglicht durch ein zusätzliches Modul. Ausserdem bietet ELO hilfreiche Zusatzfunktionen, womit der Aufwand für die Buchaltung weiter sinkt: übersichtliches Rechnungseingangs-Cockpit, Überwachen aller Rechnungen und Skontofristen, Freischalten von Rechnungen usw. Alles wichtige Hilfsmittel in der Buchhaltung.
Die Digitalisierung zur Archivierung von Dokumenten konnten die beiden Partner Auto-Interleasing AG und Abächerli Solutions GmbH weiter vorantreiben. Die Projektpartner realisierten das Projekt unter grossem Zeitdruck und mit vollem Erfolg: Der Kunde ist zufrieden und bei den Mitarbeitenden ist die Bereitschaft gestiegen, weitere Digitalisierungsprojekte umzusetzen.
„Die Zusammenarbeit mit Abächerli Solutions war für uns ein echter Gewinn: Wir haben eine perfekt auf unsere Situation zugeschnittene Lösung bekommen. Die Flexibilität und das Preis-Leistungsverhältnis haben uns überzeugt“, so Philipp Spaniol.