Fehler in der Dokumentenverarbeitung, lange Suchzeiten und der wachsende Bedarf an Personal und Lagerkapazitäten behindern die Effizienz im Unternehmen spürbar. Mit der Einführung digitaler Prozesse konnten bei der Auto-Interleasing AG genau diese Hürden erfolgreich überwunden werden. Heute sind die Abläufe schlanker, schneller und zuverlässiger – und das mit denselben Ressourcen wie zuvor. Im Interview berichtet Philipp Spaniol, IT-Manager der Auto-Interleasing AG, wie die Digitalisierung zu messbaren Verbesserungen geführt hat und welche Vorteile dies für die tägliche Arbeit mit sich brachte
Philipp, bevor wir loslegen: Was für eine Unternehmung ist die Auto-Interleasing AG?
Die Auto-Interleasing AG mit Sitz in Basel ist ein führendes Schweizer Unternehmen im Bereich Fahrzeugleasing und -finanzierung. Wir bieten massgeschneiderte Lösungen für Unternehmen und Privatkunden, einschliesslich Full-Service-Leasing, Flottenmanagement und weiteren Mobilitätsdienstleistungen. Wir legen besonderen Wert auf individuelle Beratung, Flexibilität und Nachhaltigkeit in seinen Angeboten, um den unterschiedlichen Bedürfnissen unserer Kunden gerecht zu werden.
Kannst du uns bitte beschreiben, wie die Geschäftsprozesse vor der Digitalisierung organisiert waren?
Wir haben die komplette Verwaltung von Verträgen, Belegen, insbesondere von Eingangs- und Ausgangsrechnungen vom Posteingang bis zur Archivierung manuell verwaltet. Es braucht nicht viel Fantasie, sich vorzustellen, dass durch die zunehmende Menge an Belegen, die verarbeitet werden mussten, diese Leistung immer mehr zu Belastung für uns alle wurde.
Was waren die Hauptgründe für die Digitalisierung?
Falsch adressierte oder erfasste Dokumente führten oft zu langwierigen Suchprozessen. Als Finanzdienstleisterin sind wir ausserdem verpflichtet, Dossiers für Revisionen bereitzustellen, was dann ausgesprochen viel Personal und Zeit in Anspruch nehmen konnte. Der kontinuierlich steigende Kostenbedarf für jährlich eine zusätzliche Vollzeitstelle und Lagerkapazitäten schadete unserer Unternehmensleistung. Für uns war klar, dass wir die Effizienz unserer Prozesse steigern mussten, um uns als zukunftstaugliches, ressourcenschonendes und vor allem wettbewerbsfähiges Unternehmen zu positionieren. Es ging dabei nicht um eine Gewinnmaximierung, sondern darum, unsere Kostenstrukturen schlank zu halten, um am Markt bestehen zu können. Die Eliminierung von Fehlerquellen und zeitraubenden Arbeitsschritten sollte unsere Kernleistungen qualitativ verbessern und gleichzeitig den wachsenden Anforderungen unserer Kunden gerecht werden.
Welche Herausforderungen gab es vor der Einführung digitaler Prozesse?
Es galt in erster Linie, herauszufinden, worin die Mindestanforderungen an unser zukünftiges System liegen. Wir benötigten eine leistungsfähige, digitale Rechnungsverwaltung und ein sicheres, gesetzeskonformes Archivierungssystem. Nach umfangreicher Recherche stellten wir fest, dass ELO beide Anforderungen in einer Lösung vereint. Um sicherzustellen, dass ELO halten kann, was es verspricht, führten wir Tests durch und liessen uns von einem grossen Versicherungskonzern mit ähnlich grossen Verarbeitungsbedürfnis im Rahmen einer Testumgebung die gewünschten Prozesse demonstrieren. ELO hat in allen Tests klar überzeugt.
Welche Systeme wurden vor der Einführung von ELO verwendet?
Vor der Digitalisierung arbeiteten wir mit einem klassischen ERP-System und einem manuell bedienten Dokumentenscanner. Diese Systeme waren zwar funktional, aber ohne digitale Prozessunterstützung nicht in der Lage, die wachsenden Anforderungen effizient zu bewältigen. Dazu sollten uns zukünftig unter anderem ELO DocXtractor, ELO Verifier, Business Solution ELO Invoice und natürlich der Mass Importer für die vollautomatische Archivierung zur Verfügung stehen.
Wie verlief die Implementierung von ELO?
Das Personal wurde technisch schrittweise an die digitale Prozessorganisation herangeführt. Das Einrichten der neuen Systeme erfolgte gemeinsam mit dem Kernteam. Währenddessen wurde das ganze Team eine Woche lang eng durch ELO begleitet und es wurden Schulungen organisiert.
Wie habt ihr eure Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess eingebunden?
Kommunikation war der Schlüssel. Wir haben früh erkannt, dass es wichtig ist, dem Team die Vorteile der Digitalisierung klarzumachen – insbesondere, dass die neuen Prozesse nicht Arbeitsplätze gefährden, sondern diese im Gegenteil sichern. Denn ohne die Digitalisierung wären die stetig wachsenden Anforderungen an Personal und Lagerplatz langfristig für das Unternehmen nicht tragbar gewesen. Das hätte zu einer existenziellen Bedrohung geführt, und Stellen wären dann tatsächlich gefährdet gewesen. Als das Team verstand, dass die Digitalisierung nicht nur Fehler minimiert, sondern auch die Arbeitsqualität und Jobs sichert, war die Akzeptanz in allen Teams vorhanden.
Hätten wir unsere Prozesse nicht im richtigen Zeitpunkt digitalisiert, gäbe es uns –inklusive aller Arbeitsplätze –heute vermutlich nicht mehr.
PHILIPP SPANIOL
Gab es anfängliche Widerstände im Team?
Vor der Einführung gab es natürlich Skepsis. Die Angst vor Arbeitsplatzverlust und die Unsicherheit im Umgang mit der neuen Technologie sind nicht ungewöhnlich. Wir haben früh und intensiv kommuniziert, dass die Digitalisierung der Sicherung der Arbeitsplätze dient und nicht der Rationalisierung. Als das Team erkannte, dass die neuen digitalen Prozesse viele ermüdende, fehleranfällige Aufgaben eliminieren und die Arbeit erleichtern, stieg das Interesse an unserem Digitalisierungsprojekt merklich.
Welche Anpassungen mussten an den bestehenden Installationen vorgenommen werden?
Für die Implementierung mussten wir zwei neue Server und Scanner installieren. Die bestehende Hardware konnte grösstenteils weiterverwendet werden. Zudem durften die Mitarbeiter selbst entscheiden, ob sie mit grösseren oder lieber mit zwei Bildschirmen arbeiten wollten. Einige manuelle Prozessschritte blieben bestehen, wurden jedoch stark vereinfacht.
Wie haben sich Effizienz und Geschwindigkeit nach der Einführung von ELO verändert?
Die Effizienzsteigerung war sofort spürbar. Wir mussten seither kein zusätzliches Personal mehr einstellen, und auch der steigende Bedarf an zusätzlichen Archivierungsressourcen konnte gestoppt werden. Innerhalb eines Jahres hat sich die Investition in die Digitalisierung amortisiert. Durch die schnelleren und qualitativ besseren Bearbeitungsergebnisse haben wir einen deutlichen Wettbewerbsvorteil gewonnen.
Welche konkreten Verbesserungen gab es sonst noch?
Die Fehlerquote und der Zeitbedarf in der Dossier-Verwaltung ist erheblich gesunken. Die automatische Datenerkennung macht die Verarbeitung für jeden und jede machbar. Fehlerhafte Eingangsrechnungen wurden beispielsweise schneller erkannt. Der Zugriff zu den umfangreichen Dossiers erfolgt heute in Sekunden. Dadurch kann viel Zeit eingespart werden. Die Bearbeitungszeiten wurden deutlich verkürzt. Das Personal hat mehr Zeit für die Qualität – und unsere Kunden.
Gab es auch negative Effekte?
(Überlegt lange…) Ein negativer Effekt könnte vielleicht auftreten, wenn das System durch wiederholte fehlerhafte Eingaben falsch trainiert wird. Das ist zwar sehr selten, aber ich könnte mir vorstellen, dass es dann für das System schwierig sein könnte, falsch erlernte Informationen “umzulernen”.
Wie zufrieden ist die Auto-Interleasing AG mit den Ergebnissen der Digitalisierung?
Unsere Erwartungen wurden mehr als erfüllt. Wir würden unsere Entscheidungen wieder so treffen. Natürlich gibt es immer noch Potenzial für Verbesserungen. Zukünftige Technologien wie KI könnten uns dabei helfen, den nächsten Schritt zu gehen. Die automatische Erkennung und Überprüfung von Rechnungsinhalten, die unser Personal dann nur noch bewerten und verifizieren muss werden durch unsere Systeme die Effizienz sicher weiter steigern.
Anders machen würden wir eine Sache: Wir würden unser Personal noch früher, in kleineren Gruppen und intensiver in den Prozess einbinden sollen.
Wir planen gerade das Update auf ELO 23 und ziehen einen Ausbau mit der offenen Schnittstelle ELO Rest API in Betracht, damit sich Umsysteme wie z.B. ERP-Lösungen schnell und einfach an ELO anbinden. Wir können uns auch vorstellen, zukünftig Lösungen zu implementieren, die externe Prozesse (z.B. Bilderkennung durch Google, etc.) in bestehenden ELO-Systeme integriert und/oder angebunden werden könnten. Zukünftige Ziele könnten auch Mehrzeilen-Rechnungen sein.
Was hindert deiner Meinung nach andere KMU daran, den Schritt in die Digitalisierung zu wagen?
Da kann ich nur mutmassen: Ein Grund könnte der relativ hohe Investitionsaufwand sein, den viele KMUs nicht stemmen können oder wollen. Auch die Angst, sich von zwar tauglichen aber doch ineffizient gewordenen Prozessen zu lösen oder dass neue Systeme nicht wie erhofft funktionieren, könnte eine Rolle spielen. n
